7 Inisiatif CISM

Polisi pencegahan rasuah menyatakan toleransi sifar terhadap sebarang perbuatan rasuah. Dengan mewujudkan polisi ini, organisasi/syarikat perlu menyediakan prosedur yang berkaitan yang perlu dipatuhi oleh seluruh warganya termasuk lembaga pengarah dan pihak ketiga yang mempunyai hubungan perniagaan dengannya. Organisasi/syarikat juga perlu menyediakan saluran untuk mengisytiharkan kepentingan yang wujud dalam operasi perniagaan serta menyediakan panduan bagi menjalankan perniagaan mengikut amalan etika terbaik.

Polisi ini merupakan mekanisme kawalan dalaman bagi memudahkan pendedahan sebarang salah laku atau tingkah laku yang tidak wajar mengikut takrifan Akta Perlindungan Maklumat 2010 yang berlaku dalam operasi organisasi/syarikat. Oleh itu, organisasi/syarikat perlu menyatakan dengan jelas dasarnya mengenai toleransi sifar terhadap rasuah.

Prosedur yang berkaitan juga perlu dibangunkan serta dipatuhi oleh seluruh warganya termasuk pihak ketiga. Pada masa yang sama, ruang dan saluran aduan berkenaan salah laku atau penyelewengan perlu diwujudkan berdasarkan prosedur tersebut. Kerahsiaan identiti pemberi maklumat hendaklah terjamin.

Polisi ini diwujudkan sebagai panduan melibatkan sebarang rujukan kepada pihak berkuasa mengenai aktiviti melaporkan gejala rasuah dan salah laku lain yang melanggar perundangan sedia ada dalam syarikat/organisasi. Ia perlu menyatakan secara jelas dan komprehensif mengenai kewajipan melapor kepada pihak berkuasa yang berkaitan sekiranya ada kakitangan/pihak ketiga melakukan pelanggaran undang-undang. Maklumat berkaitan dengannya hendaklah disampaikan dengan betul dan jelas kepada semua kakitangan serta pihak ketiga.

Tanggungjawab korporat (CR), tajaan dan derma merupakan antara perkara yang dianggap berisiko tinggi kerana tidak termasuk dalam operasi hakiki organisasi/syarikat. Oleh itu, penting untuk organisasi/syarikat membangunkan polisi agar dapat dijadikan garis panduan bagi tujuan justifikasi pentadbiran CR, penerimaan/pemberian tajaan dan penerimaan/pemberian  derma.

Bagaimanapun, pemberian langsung kepada organisasi politik atau program yang dianjurkan oleh organisasi politik hendaklah dikategorikan berasingan daripada polisi ini. Selain itu, disyorkan juga agar organisasi/syarikat menyediakan dokumen kontrak.

Bayaran kemudahan atau permudahan (juga dikenali sebagai bayaran pemudah cara) amat mudah disalahgunakan. Oleh itu, organisasi/syarikat perlu melarang penglibatan warganya iaitu dengan mewujudkan polisi yang tidak membenarkan bayaran kemudahan atau permudahan ini dilakukan dalam apa jua operasi organisasi/syarikat. Di samping itu, laporan mengenainya juga perlu dibuat kepada pengurusan tertinggi dan pihak berkuasa yang berkaitan.

Bagaimanapun, bayaran kepada pihak ketiga untuk mengelakkan kejadian yang melibatkan nyawa tidak boleh dikategorikan sebagai bayaran kemudahan/permudahan serta tidak tertakluk kepada polisi ini.

Pemberian hadiah, keraian dan hospitaliti sering kali dilakukan oleh organisasi/syarikat untuk mengukuhkan hubungan dengan rakan perniagaan. Adakala ia boleh disalahgunakan dan dianggap sebagai rasuah apabila pemberian hadiah atau keraian dilakukan secara berlebihan melibatkan kos yang melampau bagi mendapatkan balasan yang tidak selari dengan undang-undang. Oleh itu, polisi berkaitan dengannya perlu dibangunkan dan pernyataan mengenai hadiah, keraian dan hospitaliti mesti dibuat dengan jelas.

Organisasi/syarikat boleh memilih untuk membangunkan Polisi Tidak Menerima Hadiah atau Polisi Menerima Hadiah berdasarkan model perniagaannya. Bagi polisi berkaitan keraian dan hospitaliti pula, organisasi/syarikat perlu menggariskan keperluan kebenaran dan kelulusan pegawai tertinggi/bertanggungjawab serta penyimpanan rekod keraian/hospitaliti yang diterima. Tujuan meraikan pihak ketiga dan menerima keraian hendaklah dinyatakan dengan jelas.

Polisi berurusan dengan pihak ketiga hendaklah dibangunkan agar urusan perniagaan yang dijalankan tidak terlibat dalam rasuah dan amalan perniagaan yang tidak wajar. Pihak ketiga yang dimaksudkan terbahagi kepada dua kategori utama iaitu rakan perniagaan dan pegawai badan awam.

Rakan perniagaan merupakan pihak luaran yang mempunyai atau merancang untuk mewujudkan suatu bentuk hubungan perniagaan dengan organisasi/syarikat seperti pelanggan, rakan usaha sama, kontraktor, pembekal dan pelabur. Manakala pegawai badan awam pula adalah mana-mana individu yang menjadi anggota, pegawai, pekerja atau pekhidmat sesuatu badan awam. Ini termasuk anggota pentadbiran, ahli parlimen, ahli sesuatu Dewan Undangan Negeri, hakim Mahkamah Tinggi, Mahkamah Rayuan atau Mahkamah Persekutuan dan individu lain yang menerima apa-apa saraan daripada wang awam, dan jika badan awam itu ialah suatu perbadanan seorang termasuk orang yang diperbadankan sebagai perbadanan itu.

Pembangunan polisi ini amat penting bagi membolehkan organisasi/syarikat menyatakan dengan jelas pendiriannya mengenai sumbangan politik. Polisi tersebut perlu mengandungi garis panduan yang turut merangkumi kuasa membuat kelulusan, penyimpanan rekod sumbangan yang lengkap dan pelaporan berkaitan sumbangan yang telah dibuat kepada pihak berkepentingan.

Sumbangan politik boleh dibuat kepada mana-mana parti politik yang berdaftar di bawah Akta Pertubuhan 1966  atau parti politik yang berdaftar di negara syarikat menjalankan perniagaan.

Organisasi/syarikat perlu membangunkan polisi menentang dan melarang sebarang kegiatan pengubahan wang haram supaya ia terhindar daripada terkait dengan penggunaan wang yang berasal daripada tabung hasil daripada apa jua jenayah terancang.

Polisi tersebut hendaklah menyatakan dengan jelas keperluan organisasi/syarikat melaporkan dengan segera kepada badan kawal selia dan agensi penguatkuasaan yang berkaitan apabila menyedari terdapat aktiviti yang mencurigakan. Garis panduan juga perlu dibangunkan mengenai akauntabiliti, tanggungjawab dan pelaporan dalaman yang berkaitan serta sentiasa mengemas kini/mematuhi kehendak atau resolusi yang diluluskan oleh agensi penguatkuasaan yang berkaitan seperti Bank Negara dan United Nations Security Council (UNSC) untuk menangani tindakan keganasan.

Aktiviti perolehan mempunyai risiko rasuah paling tinggi. Tanpa panduan tetap mengenainya, akan ada kecenderungan untuk berlaku salah guna kuasa dalam kalangan individu yang boleh memutuskan keputusan perolehan bagi mana-mana organisasi/syarikat.

Oleh itu, organisasi/syarikat perlu membangunkan polisi yang berkaitan bagi memastikan proses perolehan dilakukan dengan adil, telus dan bebas daripada unsur rasuah. Selain itu, pengasingan tugas yang sesuai, pengisytiharan kepentingan, persaingan bebas dan kawalan terhadap rasuah hendaklah dititikberatkan dalam polisi.

Terdapat beberapa jenis perolehan iaitu rundingan terus, tender terbuka/terhad, sebut harga dan pembelian terus.

Pelantikan Ahli Lembaga Pengarah serta pengambilan kakitangan hendaklah berasaskan kriteria pemilihan yang telah ditetapkan dan diluluskan. Adalah penting untuk memastikan tiada elemen rasuah dan percanggahan kepentingan dalam proses pelantikan Ahli Lembaga Pengarah serta pengambilan kakitangan.

Surat sokongan merupakan permintaan untuk memberikan “laluan istimewa” yang dibuat oleh individu atau organisasi/syarikat berpengaruh kepada seseorang individu atau sesebuah organisasi/syarikat. Permintaan umumnya dibuat melalui surat, faks, e-mel dan sebagainya bagi tujuan untuk menyokong sesuatu permohonan atau mempengaruhi sesuatu pertimbangan yang dibuat melibatkan individu/organisasi yang diberikan sokongan.

Organisasi/syarikat hendaklah membangunkan polisi berkaitan sebagai panduan untuk menguruskan surat sokongan yang diterima daripada pihak ketiga terhadap sebarang urusan perniagaan.

Pengisytiharan harta merupakan pengisytiharan kali pertama, harta tambahan, pelupusan harta dan pengakuan tiada perubahan ke atas pemilikan harta atau apabila dikehendaki untuk berbuat demikian. Individu yang perlu membuat pengisytiharan harta adalah Ahli Lembaga Pengarah dan kakitangan termasuklah harta yang dimiliki oleh suami/isteri serta anak di bawah tanggungan.

Polisi ini penting bagi menunjukkan komitmen seluruh warga organisasi/syarikat mengekalkan integriti, keterbukaan dan ketelusan. Kegagalan untuk membuat pengisytiharan harta boleh menyebabkan kakitangan dikenakan tindakan tatatertib. Bagaimanapun, polisi ini bukan mandatori di bawah CISM.